ООО «БелОфис Онлайн»

Редакция от 11 августа 2026 года

1.1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) является одним из документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, и разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» в актуальной редакции (далее — Закон).

1.2. Политика разъясняет, кто, как, для каких целей, на каких правовых основаниях и в течение какого срока обрабатывает персональные данные при использовании сайта https://belofis.by, единой учётной записи БелОфис и сервисов БелОфиса, включая БелМейл, БелДиск, БелДокументы, БелТаблицы, БелФормы, БелПерамова и иные подключённые модули (далее совместно — Сервис).

1.3. Оператор персональных данных:

Общество с ограниченной ответственностью «БелОфис Онлайн»

УНП 194026736

Юридический адрес: г. Минск, ул. Маршала Лосика, д. 53, пом. 385

Свидетельство о государственной регистрации от 11.08.2026 № 194026736, выданное Минским городским исполнительным комитетом

Электронная почта по вопросам персональных данных: ofisdoc@belofis.by

Телефон: +375 (29) 202-00-52

Сайт: https://belofis.by

1.4. Политика применяется к обработке персональных данных:

• посетителей сайта;
• зарегистрированных и потенциальных пользователей Сервиса;
• плательщиков и заказчиков услуг;
• представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• подписчиков информационных и рекламных сообщений;
• лиц, обращающихся в поддержку;
• респондентов, участников встреч и иных лиц, чьи данные пользователи размещают или обрабатывают в Сервисе;
• иных физических лиц, взаимодействующих с Оператором.

1.5. Особенности использования файлов cookie раскрываются в отдельных Правилах использования файлов cookie, которые являются связанным с настоящей Политикой документом. Обработка персональных данных работников и кандидатов на трудоустройство регулируется отдельными локальными документами Оператора.

1.6. Термины «персональные данные», «оператор», «уполномоченное лицо», «обработка», «предоставление», «распространение», «блокирование», «удаление» и другие используются в значениях, установленных Законом.

2.2. Роли Оператора и пользователей Сервиса

2.1. ООО «БелОфис Онлайн» является оператором персональных данных, которые оно самостоятельно определяет для целей:

• регистрации и обслуживания учётной записи БелОфис;
• заключения и исполнения договора с пользователем;
• приёма и учёта платежей;
• направления обязательных сервисных уведомлений;
• обработки обращений в поддержку;
• обеспечения безопасности, журналирования и предотвращения злоупотреблений;
• направления рекламных сообщений при наличии отдельного согласия;
• продуктовой аналитики с использованием собственной системы БелМетрика; если при такой аналитике обрабатываются персональные данные или применяются необязательные cookie, обработка производится на основании отдельного согласия.

2.2. Если пользователь создаёт форму, документ, таблицу, папку, рассылку, встречу или иной объект и самостоятельно определяет цели, состав данных, круг субъектов и срок обработки, такой пользователь является оператором соответствующих персональных данных. ООО «БелОфис Онлайн» в этой части выступает уполномоченным лицом и обрабатывает данные от имени и в интересах пользователя в объёме, необходимом для технического предоставления Сервиса.

2.3. В частности, в отношении данных респондентов БелФорм:

• оператором является пользователь, который создал и распространяет форму;
• пользователь обязан определить законное основание обработки, предоставить респонденту необходимую информацию, получить согласие, когда оно требуется, и установить срок хранения;
• ООО «БелОфис Онлайн» не определяет содержание формы и не использует ответы респондентов для рекламы или собственных целей, не связанных с предоставлением, безопасностью и поддержкой Сервиса;
• поручение на обработку данных, требования конфиденциальности, безопасности, удаления и возврата данных дополнительно закрепляются в договоре или публичной оферте Сервиса.

2.4. Аналогичный порядок применяется к персональным данным, которые пользователь размещает в БелДокументах, БелТаблицах, БелДиске, БелПерамова, БелМейле и других пользовательских разделах Сервиса.

2.5. Пользователь не должен загружать или поручать обработку персональных данных, если у него отсутствует надлежащее правовое основание. Специальные персональные данные допускается размещать только при наличии основания, предусмотренного законодательством, и с принятием мер, соответствующих риску такой обработки.

3.3. Принципы и способы обработки

3.1. Оператор обрабатывает только данные, которые необходимы и соразмерны конкретным, заранее заявленным и законным целям.

3.2. Обработка осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без них и включает фактически необходимые действия: сбор, запись, систематизацию, хранение, изменение, использование, предоставление уполномоченным лицам, обезличивание, блокирование и удаление.

3.3. Оператор не продаёт персональные данные и не предоставляет их третьим лицам для их самостоятельных рекламных целей.

3.4. Оператор не принимает решения, порождающие юридические последствия для субъекта персональных данных, исключительно на основании автоматизированной обработки, если иное прямо не предусмотрено законодательством или отдельным соглашением с субъектом.

4.4. Цели, данные, основания и сроки обработки

Цель обработки	Категории субъектов и данные	Правовое основание	Срок обработки и хранения
Регистрация и ведение учётной записи	Пользователь: имя или отображаемое имя, номер телефона, адрес электронной почты, логин, хэш пароля, настройки профиля, сведения о подтверждении телефона, тарифе и подключённых сервисах	Договор, заключённый или заключаемый с субъектом; в необходимых случаях — согласие	Пока действует учётная запись и договор. После удаления учётной записи — не более 30 календарных дней в активных системах и не более 90 календарных дней в резервных копиях, кроме данных, которые должны храниться дольше по закону или для разрешения спора
Предоставление функций Сервиса	Пользователь и иные лица: созданные файлы, документы, таблицы, формы и ответы, почтовые данные, сообщения, данные встреч, настройки доступа, история версий и иные данные, которые пользователь размещает в Сервисе	Договор с пользователем; в отношении пользовательского контента — поручение оператора уполномоченному лицу; согласие или иное основание, которое обязан определить пользователь	До удаления пользователем либо прекращения договора; далее — сроки технического удаления, указанные выше, если иной срок не установлен пользователем, договором или законом
Заключение и исполнение договоров, тарификация, платежи, возвраты и бухгалтерский учёт	Пользователь, плательщик, представитель контрагента: ФИО, контактные данные, реквизиты заказа и договора, сумма, валюта, способ и статус платежа, идентификатор операции, документы об оплате и возврате	Договор; выполнение обязанностей, предусмотренных законодательством	В отношении договорных и расчётных документов — 3 года после проведения налоговой проверки, но не менее срока, установленного законодательством; если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после прекращения договора
Обязательные сервисные уведомления	Пользователь: телефон, электронная почта, идентификатор аккаунта, содержание и статус доставки уведомления	Договор; выполнение обязанностей Оператора по безопасности и информированию пользователя	В течение действия аккаунта; журнал отправки — 3 года после отправки, если более длительный срок не требуется для рассмотрения спора или инцидента
Техническая поддержка и рассмотрение обращений	Заявитель: имя, контакты, текст обращения, вложения, сведения об аккаунте, технические данные, необходимые для решения вопроса	Договор; согласие — если обращение не связано с договором и отсутствует иное основание	3 года после закрытия обращения, если более длительный срок не требуется законодательством или для разрешения спора
Обеспечение безопасности, предотвращение злоупотреблений и расследование инцидентов	Посетитель или пользователь: IP-адрес, user-agent, идентификаторы сессии, время и результат входа, действия в аккаунте, технические журналы, данные об ошибках и событиях безопасности	Договор; выполнение обязанностей Оператора по защите персональных данных и информационных систем	Обычные технические журналы — до 12 месяцев. Материалы конкретного инцидента — до окончания проверки и ещё 3 года; уведомления о нарушениях систем защиты — 3 года
Рассылка рекламной и информационной корреспонденции	Подписчик: имя при наличии, телефон или электронная почта, содержание согласия, дата и способ его получения, статус подписки	Отдельное согласие	До отзыва согласия или прекращения рассылки. Документ, подтверждающий согласие, — 1 год после окончания срока действия согласия
Обработка запросов субъектов персональных данных	Заявитель: сведения, предусмотренные статьёй 14 Закона, содержание требования, документы, подтверждающие требование, переписка и результат рассмотрения	Выполнение обязанностей, предусмотренных законодательством	Заявления субъектов и материалы их рассмотрения — 1 год, если законодательством не предусмотрен больший срок
Работа сайта и технически необходимые cookie	Посетитель: IP-адрес, технические cookie, параметры браузера и сессии	Необходимость предоставления запрошенного функционала; договор — для авторизованного пользователя	Сессионные cookie — до окончания сессии или истечения установленного для неё срока; постоянные технические cookie — не более 1 года. Конкретные сроки приведены в Правилах использования файлов cookie
Продуктовая аналитика БелМетрика	Посетитель или пользователь: просмотр страницы, URL, клики, технические параметры устройства и браузера, IP-адрес, события регистрации, корзины, оформления заказа, оплаты и активации плана, а также first-party идентификатор cookie, если он используется	Отдельное согласие — в части персональных данных и необязательных cookie; сведения, необратимо обезличенные до их использования, обрабатываются как статистические данные	Не более 12 месяцев с даты события либо до отзыва согласия, если он поступил раньше; срок конкретного cookie не превышает 1 года. Документ, подтверждающий согласие, хранится 1 год после окончания срока его действия

4.1. Оплата банковскими картами принимается посредством интернет-эквайринга ЗАО «МТБанк» с использованием платёжного сервиса WEBPAY. Полные реквизиты банковских карт Оператор не получает и не хранит: они вводятся пользователем на защищённой платёжной странице банка или платёжного сервиса. Оператор получает только сведения, необходимые для идентификации и учёта платежа, включая номер заказа, сумму, валюту, идентификатор операции и её статус.

4.2. При возникновении судебного, претензионного или иного официального разбирательства срок хранения относящихся к нему данных продлевается до окончательного завершения разбирательства и исполнения принятого решения.

4.3. По окончании сроков обработки данные удаляются, обезличиваются или блокируются, если удаление временно невозможно либо сохранение требуется законодательством.

4.4. Если законодательством для отдельного вида документов или данных установлен иной обязательный срок, применяется такой срок. При отсутствии прямо установленного срока Оператор использует сроки из таблицы настоящего раздела и не хранит данные дольше, чем это необходимо для заявленной цели.

5.5. Согласие на обработку персональных данных

5.1. Когда обработка осуществляется на основании согласия, до его получения субъекту отдельно и простым языком сообщаются:

• наименование и место нахождения Оператора;
• конкретные цели обработки;
• перечень персональных данных;
• срок действия согласия;
• уполномоченные лица, если они участвуют в обработке;
• действия с данными и общее описание способов обработки;
• права субъекта, механизм их реализации;
• последствия предоставления согласия или отказа от него.

5.2. Согласие может быть получено посредством отдельной отметки на сайте, подтверждения по телефону или электронной почте либо иным способом, позволяющим доказать факт его получения.

5.3. Согласие на рекламную рассылку, необязательные cookie и иные необязательные цели не включается в обязательное согласие с условиями договора и предоставляется отдельно.

5.4. Отказ от необязательного согласия не лишает пользователя основных функций Сервиса. Отказ от данных, без которых невозможно заключить или исполнить договор, может привести к невозможности регистрации, оплаты или предоставления соответствующей функции.

6.6. Уполномоченные лица, получатели и третьи лица

6.1. Оператор предоставляет данные только в объёме, необходимом для конкретной цели, следующим категориям получателей:

• ООО «Активные технологии» (ActiveCloud), Республика Беларусь — размещение серверной инфраструктуры, резервирование и техническое обслуживание в соответствии с договором;
• ЗАО «МТБанк», УНП 100394906, 220007, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Толстого, д. 10 — банковское обслуживание и интернет-эквайринг в объёме, необходимом для проведения, подтверждения, отмены или возврата платежа;
• ООО «ВЕБ ПЭЙ», УНП 190813464, 220125, Республика Беларусь, г. Минск, пр-т Независимости, д. 177, пом. 71 (секция 4, этаж 4) — предоставление платёжной технологии WEBPAY, обработка технических параметров платёжной операции и обеспечение защищённой платёжной страницы;
• ООО «СофтЮник ПЛЮС», УНП 193161303, 220020, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Тимирязева, д. 97, каб. 22-58 — доставка через сервис SMSP.BY кодов подтверждения, обязательных сервисных уведомлений и сообщений, на которые получено отдельное согласие; передаются номер телефона, текст сообщения и технические данные отправки и доставки;
• иные подрядчики, которым обработка поручена на основании договора и только в необходимом объёме;
• государственные органы и иные лица — исключительно в случаях и порядке, предусмотренных законодательством.

6.2. До поручения обработки Оператор оценивает достаточность мер защиты уполномоченного лица и закрепляет в договоре цели, перечень действий, требования конфиденциальности, безопасности, сроки обработки, порядок возврата или удаления данных и обязанности при инцидентах.

6.3. Актуальные наименования и места нахождения уполномоченных лиц, участвующих в обработке на основании согласия, сообщаются субъекту до получения соответствующего согласия.

7.7. Трансграничная передача

7.1. Основная инфраструктура и базы данных Сервиса размещаются на территории Республики Беларусь.

7.2. Оператор использует собственную систему продуктовой аналитики БелМетрика и не использует Google Analytics и Яндекс.Метрику.

7.3. Трансграничная передача осуществляется только при наличии предусмотренного Законом основания и с соблюдением требований статьи 9 Закона.

7.4. Передача в государство с надлежащим уровнем защиты осуществляется с соблюдением общих требований к обработке персональных данных.

7.5. Передача в государство, где надлежащий уровень защиты не обеспечивается, по общему правилу не производится. Если для отдельной необязательной функции такая передача необходима, субъект до её начала информируется о государстве, получателе, составе данных, целях, сроках и рисках, после чего запрашивается отдельное согласие либо применяется другое прямо предусмотренное Законом основание.

7.6. Подключение нового внешнего аналитического или рекламного инструмента, способного повлечь трансграничную передачу, допускается только после правовой оценки, обновления настоящей Политики и Правил использования файлов cookie, а также получения согласия, когда оно требуется Законом.

8.8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных вправе:

• отозвать согласие, если обработка основана на согласии;
• получить информацию, касающуюся обработки его персональных данных;
• потребовать изменения неполных, устаревших или неточных данных;
• один раз в календарный год бесплатно получить информацию о предоставлении его персональных данных третьим лицам, если иное не предусмотрено законодательством;
• потребовать бесплатного прекращения обработки и удаления данных при отсутствии законного основания для дальнейшей обработки;
• обжаловать действия, бездействие и решения Оператора в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь, а затем в суд;
• требовать возмещения морального вреда в порядке, установленном законодательством.

8.2. Отзыв согласия может быть направлен в той же форме, в которой согласие было получено. Оператор в течение 15 дней прекращает соответствующую обработку, удаляет данные и уведомляет субъекта либо сообщает о наличии другого законного основания для продолжения обработки.

8.3. Для реализации иных прав, предусмотренных статьями 10–13 Закона, субъект направляет Оператору заявление в письменной форме либо в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью.

8.4. Заявление должно содержать:

• фамилию, собственное имя, отчество при наличии и адрес места жительства или пребывания;
• дату рождения;
• идентификационный номер, а при его отсутствии — номер документа, удостоверяющего личность, только если эти сведения ранее предоставлялись Оператору либо их указание требуется Законом;
• изложение сути требования;
• личную подпись или электронную цифровую подпись.

8.5. Письменное заявление направляется по адресу: г. Минск, ул. Маршала Лосика, д. 53, пом. 385. Электронный документ, подписанный ЭЦП, направляется на ofisdoc@belofis.by. Обычная электронная почта может использоваться для консультации, отзыва электронного согласия тем же способом и предварительного уточнения порядка подачи заявления.

8.6. Срок ответа зависит от требования:

• информация об обработке персональных данных — 5 рабочих дней;
• изменение данных — 15 дней;
• информация о предоставлении данных третьим лицам — 15 дней;
• прекращение обработки и удаление — 15 дней;
• отзыв согласия — 15 дней.

8.7. Для защиты данных от выдачи постороннему лицу Оператор вправе проверить личность заявителя в объёме, необходимом для рассмотрения требования, не запрашивая избыточные сведения.

9.9. Меры защиты

9.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты персональных данных, включая:

• назначение лица, ответственного за внутренний контроль обработки персональных данных;
• принятие локальных правовых актов и ведение перечня процессов обработки;
• разграничение прав доступа и применение принципа минимально необходимого доступа;
• обучение и ознакомление работников с требованиями законодательства и локальных документов;
• использование защищённых соединений, стойкого хэширования паролей, журналирования и резервного копирования;
• контроль действий администраторов и обработку событий безопасности;
• управление уязвимостями, обновлениями и резервными копиями;
• заключение договоров с уполномоченными лицами и контроль соблюдения ими требований защиты;
• удаление или блокирование данных после прекращения законных оснований обработки.

9.2. Оператор не раскрывает содержимое пользовательских файлов, сообщений, почты и иных данных сотрудникам или подрядчикам, кроме случаев, когда доступ необходим для исполнения запроса пользователя, устранения инцидента, обеспечения безопасности либо выполнения требования законодательства. Такой доступ ограничивается необходимым объёмом и подлежит контролю.

9.3. При нарушении системы защиты персональных данных Оператор принимает меры по локализации и устранению нарушения и уведомляет Национальный центр защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее трёх рабочих дней после того, как Оператору стало известно о нарушении, за исключением установленных уполномоченным органом случаев.

10.10. Несовершеннолетние

10.1. Самостоятельная регистрация в Сервисе предназначена для лиц, которые вправе заключить соответствующий договор. Если согласие за несовершеннолетнего в силу законодательства должен давать законный представитель, пользователь обязан обеспечить получение такого согласия.

10.2. Пользователь, создающий формы, встречи или иные материалы для несовершеннолетних, самостоятельно определяет надлежащее правовое основание и порядок информирования законных представителей.

11.11. Cookie и аналитика

11.1. Технически необходимые cookie используются для входа, безопасности, сохранения сессии и предоставления запрошенных функций.

11.2. Для продуктовой аналитики используется собственная система БелМетрика, которая получает события просмотра страниц, кликов и коммерческой воронки. Необязательные аналитические cookie и иные идентификаторы БелМетрики, позволяющие связать события с конкретным посетителем или устройством, применяются только после согласия пользователя.

11.3. Google Analytics и Яндекс.Метрика в Сервисе не используются. Рекламные cookie на дату настоящей редакции не применяются.

11.4. Подробные сведения о категориях cookie, целях, сроках и порядке изменения выбора публикуются в отдельных Правилах использования файлов cookie.

12.12. Изменение и доступность Политики

12.1. Политика размещается в свободном доступе до начала обработки персональных данных по адресу: https://belofis.by/privacy-policy/.

12.2. Оператор пересматривает Политику при изменении законодательства, состава Сервиса, целей обработки, уполномоченных лиц, сроков хранения или инфраструктуры.

12.3. Новая редакция применяется с даты её публикации, если в ней не указан иной срок. Если изменение требует нового согласия, обработка для изменённой цели начинается только после получения такого согласия либо при наличии другого законного основания.

12.4. Дата актуальной редакции указывается в начале документа. Предыдущие редакции и подтверждения согласий хранятся в сроки, установленные законодательством и локальными документами Оператора.

13.Нормативная основа

• Закон Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» в редакции с учётом Закона от 16 марта 2026 г. № 134-З: https://etalonline.by/document/?regnum=h12100099.
• Разъяснения Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь по составлению политик в редакции от 24 апреля 2025 г.: https://etalonline.by/document/?regnum=u02501095.
• Официальные материалы Национального центра защиты персональных данных: https://cpd.by/